home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / BUSINESS / CASEMAN1.LZH / LEGAL-A5.EXE / LAWYER.ACS / DISP1.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-08-04  |  8KB  |  193 lines
  1.  
  2.               Help Screen for 'Fast Search Through Data' menu
  3.  
  4.                                ==============
  5.                                |  OPTION 1: |
  6.                                ==============
  7.  
  8.                  Lightning fast search through Client File
  9.                   ----Exact capitalization not required ---
  10.                Search through company name, first or last name
  11.  
  12.  
  13. With this option, you can search for any one of the following:
  14.  
  15.  
  16.                1 = First Name                         
  17.                2 = Last Name                          
  18.                3 = Company Name                       
  19.                4 = Phone Number                       
  20.                5 = Referred by                        
  21.                6 = Zip Code                           
  22.                7 = Other names, same company
  23.                8  = Phone # of other names
  24.                9  = Description
  25.               1░  ╜ MagniFilσ [TM]
  26.  
  27.  
  28. From this option you can enter the name that you wish to search for. If you ì
  29. enter  one value, then the system will show you all of the records  in  the ì
  30. Client File with the first letter that satisfies your search.  For example, ì
  31. if  you enter "H" then all of items that begin with H will appear.  If  you ì
  32. enter  two letters, such as RI, then all of those items that have the  same ì
  33. first two characters in your selected field will appear.
  34.  
  35.  
  36.                                ==============
  37.                                |  OPTION 2: |
  38.                                ==============
  39.  
  40.               Select Activity record by date of original entry:
  41.  
  42. Every time you create an activity record, the program identifies that  date ì
  43. and places it in the activity record.  On the activity screen, this date is ì
  44. identified as 'Activity date:' and is one line above 'Address line one:'. 
  45.  
  46. Later,  if  you wish to locate activity records by the date  on  which  you ì
  47. originally  ENTERED the record, you can do that with option 2.    The  date ì
  48. ENTERED  is  not to be confused with the future commitment  or  appointment ì
  49. date.   
  50.  
  51.  
  52.                                ==============
  53.                                |  OPTION 3: |
  54.                                ==============
  55.  
  56.         Search through comments, first & last name, city, company name
  57.                                (Activity File)
  58.                             [excludes memo field]
  59.  
  60. With  this  option, you enter the word or letters that you wish  to  search ìèfor.  This  program will search through  all of the words in  the  comments ì
  61. fields,  as well as first and last name, and pick out all of those  records ì
  62. that match your inquiry.
  63.  
  64. Observe that in this search, capitalization does not matter either in  your ì
  65. input  or in the file. Also, observe that it doesn't matter where the  word ì
  66. is located in the comment in order for this search to be successful.
  67.  
  68.  
  69.  
  70.                                ==============
  71.                                |  OPTION 4: |
  72.                                ==============
  73.  
  74.         Search through comments, first & last name, city, company name
  75.                                (Client File)
  76.                             [excludes memo field]
  77.  
  78. In this option,  you enter the word or letters that you wish to search for. ì
  79. This  program will search through  all of the words in the comments fields, ì
  80. as  well  as first and last name,  and pick out all of those  records  that ì
  81. match your inquiry.
  82.  
  83. Observe that in this search,  capitalization does not matter either in your ì
  84. input or in the file.  Also,  observe that it doesn't matter where the word ì
  85. is located in the comment in order for this search to be successful.
  86.  
  87.  
  88.                                ==============
  89.                                |  OPTION 5: |
  90.                                ==============
  91.  
  92. Option  5  searches only through the memo field in the Client  or  Activity ì
  93. file,  as well as the Other Comments field in each activity  record.  After ì
  94. yo⌡á  ente≥á thσ word¼á code¼á o≥ phrasσ tha⌠ yo⌡ arσ tryinτ t∩á find¼á thσ  ì
  95. prograφ  identifie≤ thσ FIRS╘ occurrencσ oµ tha⌠ searcΦ withiε eacΦ mem∩ iµ  ì
  96. ß matcΦ i≤ found.
  97.  
  98.  
  99.  
  100.                                ==============
  101.                                |  OPTION 6: |
  102.                                ==============
  103.  
  104.       6)  Status of ALL Memos: character length and date into system.
  105.  
  106. Thi≤ optioε wil∞ identif∙ AL╠ record≤ iε botΦ thσ Clien⌠ anΣ Activit∙ file≤ ì
  107. tha⌠ havσ a⌠ leas⌠ onσ characte≥ iε thσ Mem∩ field¼ a≤ wel∞ a≤ a⌠ leas⌠ onσ ì
  108. characte≥áá iεáá thσá Othe≥á Comment≤á fielΣá iεá eacΦáá activit∙áá record«  ì
  109. Additionally¼á  thi≤á analysi≤ wil∞ sho≈ thσ numbe≥ oµ character≤á iεá eacΦ ì
  110. mem∩á anΣá  thσ datσ  thσ recorΣ associateΣ witΦ tha⌠ mem∩á wa≤á originall∙ ì
  111. entereΣ int∩  thσ program.
  112.  
  113.  
  114. è                               ==============
  115.                                |  OPTION 7: |
  116.                                ==============
  117.  
  118.                7)  Display data only or display and VIEW.TXT
  119.  
  120. By  entering  the  '7' key repeatedly,  you will toggle through  these  two ì
  121. selections:
  122.  
  123.                               [Display Only]
  124.                        [Display & send to VIEW.TXT]
  125.  
  126. The  default  status for options 1 through 6 is [Display Only].   All  data ì
  127. retrieved through the [Display Only] option will be displayed to the screen ì
  128. only.
  129.  
  130. Once the [Display & send to VIEW.TXT] selection is chosen, all data will be ì
  131. sent  to  the screen and to VIEW.TXT at the same time.   'VIEW.TXT'  is  an ì
  132. externa∞á  ASCI╔á tex⌠á filσá tha⌠á yo⌡ caε edi⌠á witΦá an∙á standarΣá worΣ  ì
  133. processor«á  Additionally¼á yo⌡ ma∙ vie≈ o≥ prin⌠ thσ mos⌠ recen⌠á VIEW.TX╘ ì
  134. filσ  iε thσ Othe≥ Option≤ Menu¼ optioε 8.
  135.  
  136.  
  137.  
  138.                                ==============
  139.                                |  OPTION 8: |
  140.                                ==============
  141.  
  142.             8)  Quick Stats [TM] [quick system-wide statistics]
  143.  
  144. Once selected,  this option will display the occurrence of each unique type ì
  145. of record for these criteria:
  146.  
  147.                    1 = First Name
  148.                    2 = Last Name
  149.                    3 = Category
  150.                    4 = Phone Number, by area code
  151.                    5 = Zip Code
  152.                    6 = State
  153.                    7 = City
  154.                    8 = Street Name  
  155.                        [taken  from  address line 1,  assumes first space
  156.                         that follows number is the start of the street name]
  157.                    9 = Find and Count codes or characters in Client File
  158.                   10 = Find and Count codes or characters in Activity File
  159.                   11 = Priority
  160.                   12 = Tagged Records
  161.                   13 = Client detail file, Field one
  162.                   14 = Client detail file, Field two
  163.                   15 = Client detail file, Field three
  164.                   16 = Client detail file, Field four
  165.  
  166.  
  167.                                ==============
  168.                                |  OPTION 9: |è                               ==============
  169.  
  170.                       "9)  Quick search: Detail File"
  171.  
  172. With this option, you can search for any one of the following:
  173.  
  174.                Detail field one
  175.                Detail field two
  176.                Detail field three
  177.                Detail field four
  178.  
  179.  
  180. To  indicate which of the four you wish to search for,  enter a 1 for field ì
  181. one,  2 for field two, 3 for field three, or 4 for field four.
  182.  
  183.  
  184.                                ==============
  185.                                ⁿ  OPTIO╬ A║ |
  186.                                ==============
  187.  
  188.                        "A)  Town search in zip file"
  189.  
  190. WitΦ thi≤ selection¼á yo⌡ caε searcΦ througΦ thσ zi≡ codσ filσ fo≥ thσ namσ ì
  191. oµá an∙ town«á  Iµ yo⌡ ente≥ ß fragmen⌠ oµ ß city¼á theε thσá prograφá wil∞ ì
  192. perforφ ß searcΦ oµ al∞ state≤ iε thσ file«  
  193.